Warenkontrolle

 

Der Handel hat mit vielen Aufgaben zu kämpfen - Transport, Lagerung und Warenannahme sind hierfür nur Beispiele. Täglich kommen Waren aus dem In- und Ausland an, müssen angenommen und kontrolliert und ggf. an den Produzenten zurückgeschickt und umgetauscht werden. Die Kontrollen werden hierbei von versierten Mitarbeitern vorgenommen und dokumentiert. Die Dokumentation geschieht hierbei häufig auf Basis von Checklisten.

 

Waren kontrollieren mit Checklisten

Unterschiedlichste Waren erfordern unterschiedlichste Checklisten für die Kontrolle. Die Mitarbeiter können anhand der Checklisten strukturiert vorgehen und die Waren genauestens überprüfen. Ob Obst, Gemüse, Fleisch, Fisch oder Fahrrad – bei jedem Produkt müssen andere Faktoren beachtet werden. Wurde die Kühlkette beim Fisch sicher nicht unterbrochen? Stammt das Fleisch sicher aus Österreich? Wie lange waren die Kiwis aus Neuseeland unterwegs? Die Warenkontrolle legt hierbei den Grundstein für die später vom Konsumenten wahrgenommenen Qualität der Produkte.

All diese Punkte müssen kontrolliert und dokumentiert werden. Die Informationen und Prüfungsergebnisse werden von den fleißigen Mitarbeitern im Akkord auf die mitgeführten Papierchecklisten notiert. Zusätzlich werden häufig Fotos der Verpackungseinheiten gemacht und Stichproben genommen, um die Qualität der Waren auch auf Laborebene sicherzustellen. Und auch dies Informationen müssen in die Protokolle aufgenommen werden. Dies bedeutet viel Arbeit im Backoffice, da an den einzelnen Checklisten oftmals mehrere Personen und Abteilungen beteiligt sind.

Die Arbeit im Backoffice scheint notwendig, denn wer kümmert sich ansonsten darum, die Daten in das interne ERP- oder CAQ- System zu integrieren, auf Grundlage dessen später die einzelne Lieferantenbewertung gemacht werden. Die Lieferantenbewertung ist hier ein essentieller Punkt, den nur so können objektiv Konditionen mit den einzelnen Zulieferern ausgehandelt werden.

 

 

Für eine Lieferantenbewertung braucht es digitale Daten

Der Aufwand für den Aufbau einer objektiven Lieferantenbewertung scheint immens – und sie ist es auch. Viele Arbeitsschritte sind von der Order bis zur Einlagerung der Ware notwendig, damit eine übersichtliche Datenbasis geschaffen wird. Die Informationen der Checklisten müssen mit den Fotos und den Laborbefunden vereint und übersichtlich dargestellt werden. Und selbst dann ist es noch nicht sicher, dass eine objektive Auswertung der gesammelten Daten möglich ist. Dies liegt dann an dem jeweilig genutzten ERP- oder CAQ-System. Dabei stellt sich die Frage: Können nicht einige der Schritte vereinfacht oder sogar ganz weggelassen werden? Die Antwort – Ja, es können Schritte vereinfacht oder wegelassen werden!

Eine digitale Erfassung und Bearbeitung der Checklisten würde bereits den Arbeitsaufwand im Backoffice vermindern, da sich die Mitarbeiter hier nicht mehr auf die Eingabe der Daten vom Papier ins EDV System konzentrieren müssen und die Zeit besser dafür nutzen können, die Daten zu kontrollieren und ggf. nachzubearbeiten. Die schafft Zeit für andere Aufgaben.

Auch die Zusammenführung der Fotos und notierten Kommentare mit den Prüfungsergebnissen würde wesentlich vereinfacht, wenn diese gleich im selben System digital erfasst würden. Da die Daten gleichzeitig gespeichert und in die selbe Datenbank integriert wären, ermöglicht dies weit einfachere Auswertungen. So könnten die freien Zeitressourcen dazu genutzt werden z.B. die Lieferanten zu verbessern und zu optimieren. Dazu wäre lediglich das richtige, digitale Tool notwendig. Gut das wir Testify entwickelt haben.

 

Testify unterstützt die Warenkontrolle

Checklisten sind für die Kontrolle von Waren essentiell, den auf Grundlage der gesammelten Informationen und der Indikatoren die dadurch erarbeitet werden, können Lieferanten bewertet werden. Testify hilft hierbei bereits ab dem Moment indem die Ware vom Produzenten geliefert wird. Die Checklisten zu den jeweiligen Produkten können ganz einfach im Vorfeld am PC digital angelegt werden. Der Vorteil dabei, die Checklisten müssen nicht ausgedruckt oder mitgenommen werden. Das spart bereits das Papier. Die Checklisten können direkt nach der Erstellung den jeweiligen Produkten oder Produktgruppen zugewiesen werden. Dadurch haben die ausführenden Mitarbeiter immer die richtige Checkliste in der richtigen Version zur Hand und Fehler durch veraltete Checklisten können nicht mehr passieren.

Die Mitarbeiter können die Warenkontrollen ganz einfach und mobil mit ihren Smartphones oder Tablets durchführen. Es ist dabei unerheblich welches gerät verwendet wird. Durch die genaue Rollenzuteilung hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang zum System und kann seine Checklisten jederzeit abrufen und abarbeiten. Zusätzlich können Prüfungen auch aus dem System zugewiesen werden, woraufhin der betreffende Mitarbeiter oder die betreffende Mitarbeitergruppe eine Benachrichtigung durch das System erhält und sofort mit der Bearbeitung beginnen kann.

Werden während der Kontrolle Mängel an der Ware gefunden, können diese direkt dem Prüfpunkt zugewiesen und Fotos oder anderen Medieninhalten belegt werden. Dies fördert die genaue Dokumentation und unterstützt die Mitarbeiter im Einkauf in den einzelnen Lieferantengesprächen mit genauen Prüfprotokollen inkl. Zeit, Datum und Fotos.

Die gesammelten Daten werden sauber und revisionssicher in einer zentralen Datenbank abgespeichert und können jederzeit im integrierten Reportingtool ausgewertet werden. Da die Daten exakt und strukturiert gespeichert werden, können die Daten einfach über eine Schnittstelle in vorhandene ERP- oder CAQ-Systeme exportiert werden. Die vorhandene Systemlandschaft bleibt somit völlig intakt und wird lediglich erweitert.

 

Zusammenfassung

Die Warenkontrolle ist eine wichtige Aufgabe im Handel, um nur die besten Waren an die Konsumenten weiterzureichen. Der Aufwand dafür ist vor allem für die großen Händler enorm, da viele der Prüfungen noch auf Papier durchgeführt werden, was einen enormen Aufwand für die Übertragung in vorhandene EDV Systeme bedeutet. Mit Testify können einige dieser Aufgabe erleichtert werden, was Zeit für wichtigere Aufgaben schafft. Wir helfen bei der Digitalisierung des Handels. Getreu unserem Motto: Testify – einfach, mobil und Simpel.