Digitale Checklisten unterstützen professionelle Reinigungsunternehmen 


Professionelle Reinigungsfirmen sind für die Sauberkeit von Firmengebäude verantwortlich. Die Kunden können sich voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und müssen sich nicht um die Planung von Reinigungsintervallen oder die Wartung von Reinigungsmaschinen sorgen.

Was jedoch vielfach vergessen wird, ist die Kontrolle und Dokumentation der durchgeführten Arbeiten. Immer wieder treten Fälle auf, bei der die Qualität der durchgeführten Dienstleistung nicht der Vorstellung der Kunden entspricht. Anhand von klar definierten Checklisten kann eine genaue Dokumentation der Sauberkeit viel leichter gemacht werden


CHECKLISTE NUTZEN UM DIE SAUBERKEIT ZU VERBESSERN

Viele werden sie kennen, die ganz gewöhnliche Reinigungscheckliste, auf derer die Reinigungskraft mit ihrem Namen, dem Datum und einer Unterschrift die Durchführung der Reinigung eines Raumes bestätigt. Das dies im Grunde lediglich eine einfache Ja/Nein - Abfrage darstellt und keinerlei Mehrwert durch die Informationen aus der Dokumentation entstehen, scheint dabei niemanden zu stören.

 

Auch für die Reinigungskraft ist diese Art der Dokumentation wenig hilfreich, weder geht aus der Checkliste hervor auf welche Punkte der Kunde besonders Wert legt noch in welchem Zustand der Raum oder das Gebäude nach der Reinigung verlassen wurde.

Wäre es dabei nicht viel einfacher, der Reinigungskraft ein einfaches digitales Tool an die Hand zu geben, in welchem eine Checkliste hinterlegt ist, die einzelnen Punkte genau aufgelistet sind und eine Fotodokumentation gemacht werden kann? Wir finden schon. 


DIGITALE CHECKLISTEN FÜR DIE REINIGUNG

Der Vorteil von digitalen Checklisten liegt hierbei klar auf der Hand: Anhand einer digitalen Checkliste kann eine Reinigungskraft die Punkte strukturiert abarbeiten, gleichzeitig dokumentieren und damit klar belegen, welche Arbeitsschritte durchgeführt wurden und welche nicht. Ein wichtiger Punkt dabei ist natürlich auch, dass die Nutzung des Tools den Arbeitsaufwand nicht erhöht, darum ist hier vor allem die Usability wichtig!

Die Checkliste kann gemeinsam mit dem Kunden angelegt werden. Zu Beginn wird das Objekt mit dem Kunden einmal besichtigt, die wichtigen Bereiche und Punkte notiert und aus den Informationen eine digitale Checkliste angelegt. Sollten im Laufe der Zusammenarbeit weitere wichtige Punkte auftauchen, kann die digitale Checkliste später ganz einfach am mobilen Endgerät weiter verfeinert werden.

Zusätzlich kann eine Einteilung in einzelne Räume („Küche“) mit einer Kurzbeschreibung der Aufgabe in wenigen Worten („Boden wischen“) und zusätzliche Beschreibungen hinzugefügt werden („…unter dem Kühlschrank auch, da sammelt sich gerne Schmutz…“) die der Reinigungskraft dabei helfen, die Aufgabe ganz im Sinne des Auftraggebers zu erfüllen.


MÄNGEL ERFASSEN UND MEHRAUFWÄNDE VERRECHNenDie genaue Dokumentation der einzelnen Reinigungsschritte anhand von digitalen Checklisten ermöglicht auch die genauere Verrechnung von Mehraufwänden.Denn zusätzlich zur digitalen Abbildung von Checklisten ermöglicht Testify die mobile Erfassung von Mängeln („Küche extremst Verschmutzt“).


Die Reinigungskraft kann Mängel vor Ort aufnehmen und durch die Fotodokumentation diese später auch belegen. Da auch Ort und Uhrzeit automatisch in einer manipulationssicheren Datenbank gespeichert werden, erleichtert dies die Verrechnung von Mehraufwand erheblich und die Verrechnung wird für den Kunden transparenter.


Optional kann einzelnen Kunden ein verminderter Zugang zur Testify Cloud ausgehändigt werden und dem Kunden somit ebenfalls die Aufnahme von Mängeln („Fußboden nach Reinigung noch immer schmutzig“) ermöglicht werden. Dies bringt Transparenz für beide Parteien, da die Ergebnisse in Form eines Protokolls gesammelt werden. Die Protokolle können regelmäßig gemeinsam mit dem Kunden durchbesprochen und die Tarife ggf. angepasst werden.Zusammenfassung
Checklisten helfen dabei die Reinigung von Objekten zu verbessern, bieten aber keinen Wert als Anleitung, welche Punkte besonders genau gereinigt werden sollen. Testify ermöglicht es, für jeden Raum, jedes Gebäude und jedes Objekt eine eigene, digitale Checkliste zu erstellen und dem jeweiligen Objekt zuzuweisen.


So wird sichergestellt, dass immer die richtige Checkliste verwendet wird. Durch die zusätzlichen Kurzbeschreibungen der einzelnen Tasks und Räume werden die Reinigungskräfte bei der operativen Ausführung begleitet. Dies ermöglicht auch bei wechselndem Personal die Qualität der Dienstleistung zu wahren. Zusätzlich hilft die digitale Dokumentation der einzelnen Reinigungsschritte bei Verhandlungen mit Kunden.


Testify – digital, mobil und simpel